Деловая риторика: Как подготовиться к выступлению за пять минут

Во время конференции участники узнают, как за две минуты избавиться от волнения перед выступлением. Мы поговорили с Алексеем Урванцевым на эту тему. 

Хорошо, когда для подготовки к выступлению у нас достаточно времени, но иногда необходимость выступить сваливается как снег на голову. Как мы поступаем в таких случаях? Суетимся, напрягаемся, нервничаем, пытаемся импровизировать, и не всегда это получается талантливо. Что делать? Научиться готовиться максимально быстро, за несколько минут, а в идеале — моментально.

Задача № 1. Прийти в сбалансированное «ресурсное» состояние

Перенапряжены — значит, нужно расслабиться. Наоборот, не хватает энергии и решимости — сконцентрироваться. Только находясь в правильном состоянии, мы можем принимать верные решения.

Для начала вспомним, что стресс и страх — биохимические реакции. В неожиданной пугающей ситуации организм выбрасывает в кровь гормоны адреналин, норадреналин и кортизол, вызывающие дрожь, сердцебиение, покраснение или побледнение кожи, затруднение дыхания. Чтобы избавиться от негативных эмоций, необходимо изменить гормональный фон, причем в ситуации незапланированного выступления — за считанные секунды.

Популярные способы саморегуляции «через голову» (визуализации, медитативные практики, аффирмации, рефрейминги) для этого слишком медленны и малоэффективны.

Другой распространенный способ («сто грамм и все нормально») опасен потерей контроля. Психика уже находится в нестабильном состоянии, и превысить «правильную дозу» очень легко.

Самый короткий, быстрый и здоровый путь – специальные гимнастики. Упражнение «Пляска святого Витта» пригодится, когда есть возможность уединиться хотя бы на минуту, а технику «Улитка» можно делать даже в переполненном зале.

Гимнастика «Пляска святого Витта» — это упражнение не имеет противопоказаний по здоровью, но на всякий случай при первых признаках физического дискомфорта стоит сразу прекратить активность и применить другие способы. Энергично сбрасываем напряжение всем телом, имитируя движения кошки или собаки, попавших под ливень. Представляем, что костей в теле нет, и «отряхиваемся», акцентированно вибрируя всем телом. Начинаем с кистей рук, переходим к плечам, груди и ногам. Когда через 40-60 секунд делаем последнее акцентированное движение и переходим в фазу покоя, то, как правило, ощущаем расслабление, спокойствие и концентрацию.

Упражнение «Улитка» — сначала сжимаем ладони в кулаки, потом разжимаем. А теперь сжимаем, но с такой скоростью, чтобы пальцы прикоснулись к ладоням не раньше, чем через минуту-две. Медленно-медленно, по миллиметру в секунду. Да, поначалу приходится себя очень сильно «замедлять», и не всегда это комфортно. Через какое-то время дыхание становится ритмичным и глубоким, когда пальцы наконец достигнут ладони, как правило, мы чувствуем расслабление и спокойствие.

Задача № 2. Зафиксировать цель

Зачем выступаю? Какую реакцию хочу вызвать? Основные цели выступлений можно свести к таким пунктам:

• Проинформировать (обучающая лекция, например).
• Воодушевить (тост на юбилее директора).
• Убедить (защитить проект перед руководством).
• Призвать к действию.
• Продать.

Когда цель обозначена (желательно — письменно), намного проще в уме сконструировать фразы главной точки выступления — финала.

Проинформировать: «Коллеги, резюмирую. В процесс исследований мы пришли к таким выводам: 1… 2… 3… Спасибо за внимание, готов к вашим вопросам».

Воодушевить: «Петр Петрович, от имени коллектива желаю крепкого здоровья еще на триста лет!».

Убедить: «Подытожу. Новая система мотивации должна снизить текучесть кадров на четверть, расходы на фонд оплаты труда — на 10-15%, количество брака — минимум на треть, при этом повысить производительность труда на 20%. Если принципиальных возражений нет, пошаговый план я готов представить через пять дней».

Призвать к действию: «Коллеги, цели и задачи определены, ответственные назначены. Предварительные отчеты жду 15 ноября до 15 часов, действуйте».

Продать: «Благодарю за внимание. Тестовый доступ к нашему сервису вы получаете, если зарегистрируетесь в ближайший час, и на стандартный платный доступ получаете 30% скидку при регистрации до 17 часов. Подаем заявки».

Задача № 3. Продумать структуру (драматургию) выступления

Человечеством придумано немало способов структурировать речь:

• Классическая схема художественных и музыкальных произведений: «Вступление — Основная часть — Завершение».
• Формула увлекательного литературного произведения, используемая в сторителлинге: «Экспозиция — Завязка сюжета — Развитие сюжета — Кульминация (основной конфликт)  — Развязка — Эпилог».

Для экспресс-подготовки к выступлению на HR-тему автор выбрал модель SCORE, описанную Робертом Дилтсом в книге «Фокусы языка». Она проста, усваивается с одного раза и позволяет выглядеть весомо и убедительно, даже если репетиций не было.

• Symptoms: симптомы проблем, текущее состояние системы.
• Causes: причины проблем.
• Outcomes: цели, результат, желаемое состояние.
• Resources: ресурсы, требуемые для достижения желаемого состояния.
• Effects: эффекты, последствия.

Выступление руководителя HR-департамента по этой схеме может выглядеть так:

Symptoms
Коллеги, в прошлом году текучесть кадров в нашей торговой сети повысилась до самой высокой отметки в отрасли — 40%. Наш рекрутинг работает с перегрузкой, но не успевает закрывать все потребности. Если процесс продолжится, мы будем вынуждены снизить требования к соискателям. Как правило, это быстро сказывается на лояльности клиентов, и я считаю — дальше игнорировать проблему нельзя.

Causes
Мы проанализировали причины явления. На треть текучка связана с гигиеническими условиями труда и личными обстоятельствами сотрудников. Но больше всего увольнений вызвано устаревшей структурой мотивации: самая низкая в отрасли базовая часть зарплаты и премия, зависящая только от объема продаж. У большинства конкурентов внедрены современные схемы зарплат, отражающие ключевые факторы эффективности.

Outcomes
Если руководство пойдет навстречу, мы готовы в течение следующего года привести текучесть кадров к среднему по отрасли значению.

Resources
Для этого необходимо внедрить современную схему зарплат. Я имею в виду повышение базовой части и внедрение KPI. По предварительным расчетам, инвестиции во внедрение системы составят от X до Y тысяч рублей, подготовка займет до двух месяцев.

Effects
По опыту известных нам проектов внедрения, аналогичная система мотивации позволяла снизить текучесть кадров до 15-20%, расходы на фонд оплаты труда — на 10-15%, при этом повысить производительность труда продавцов. Более точные прогнозы для нашей компании будут озвучены в течение недели. Если коллеги поддержат, мы готовы начинать подготовку.

Задача № 4 (если осталось время). Подобрать приемы «прививки от возражений», усиления и украшения речи

Вспомните кейсы успешного внедрения подобных проектов в других компаниях, иносказания, байки, анекдоты в тему, цитаты авторитетных личностей.

В формате экспресс-подготовки достаточно одного украшения для вашего спича: «Понимаю, для большинства коллег проблема выглядит незначительной. Доходы растут, и это радует. Но отдыхающие на „Титанике“ тоже не представляли, что корабль приближается к айсбергу. Мне бы не хотелось, чтобы таким айсбергом для нашей компании оказалась моя сфера — персонал».

Задача № 5. Если остается хотя бы пара минут, репетируем один раз

Важно — несмотря на цейтнот и нервы, лучше это сразу делать без шпаргалки, на память. Кажется, что блокнот в руках придает «опоры», но на самом деле — сковывает, заставляя голос звучать напряженно и неестественно. Намного важнее ясно представлять себе логику изложения (по модели SCORE, например), чем заучивать текст наизусть. Если мы уже находимся в зале, то репетируем мысленно, не подглядывая в блокнот.

Во время выступления — освобождаем руки, убираем подсказки и шпаргалки. Повторив экспресс-подготовку несколько раз, можем заметить, что выполняем эту работу в уме и намного быстрее, чем поначалу.

В первый-второй раз на подготовку уйдет десять минут, в третий — пять, а на четвертый-пятый — блокнот и дополнительные минуты вовсе не понадобятся.

И в помощь начинающим ораторам — афоризм Уинстона Черчилля. Его спросили: «В чем главный секрет успеха публичного выступления?». Ответ: «Будь искренен. Будь краток. Садись».

Посмотрите на новые тренды сферы управления персоналом, обсудите интересные кейсы, погрузитесь в нетворкинг и вдохновитесь новыми идеями для своего бизнеса на HR-Идея 19 сентября. Конференция пройдет в Иркутске по адресу: улица Нижняя Набережная, 10.

Посмотреть программу конференции HR-Идея и зарегистрироваться можно здесь.

Связаться с нами:
Телефон: 8-908-667-86-67
Telegram: gulnarashorina
Instagram: hrclubirk.

Генеральные партнеры: глазная клиника «Медстандарт», город профессий «Любогород», сеть фитнес-клубов World Class, «Деловая сеть Иркутск».
Информационные партнеры: Weacom.ru, медиа-группа «Паутина», Geo.pro, дом продаж «Премьер медиа», напечатайонлайн.рф.

WEACOM.RU, по материалам urvancev.info